ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ЦФК АРХИВНОГО ФОНДА РАН

Настоящее Положение разработано в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Концепцией создания Единой информационной системы Российской академии наук (ЕИС РАН) и регламентирует вопросы организации, ведения и использования электронного Центрального фондового каталога (ЦФК) Архивного фонда (АФ) Российской академии наук (РАН).

В системе мер по обеспечению сохранности и использованию документов АФ Российской Федерации (РФ) особое место занимает их государственный учет. Правовой основой его организации являются статьи 7 и 19 ФЗ РФ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которыми документы АФ РФ независимо от места их хранения являются федеральной собственностью и подлежат государственному учету.

В соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» головное учреждение архивной системы РАН – Архив РАН обязан организовать работу по формированию и ведению централизованного государственного учета АФ РАН, и один раз в три года представлять в Федеральное архивное агентство Министерства культуры РФ (Росархив) учетные сведения по всей системе региональных и научно-отраслевых архивов РАН с постоянным и постоянно-переменным составом документов.

Традиционный ЦФК РАН на бумажном носителе, созданный в Архиве РАН в 1985 г., продолжает оставаться главным элементом системы централизованного государственного учета и научно-справочного аппарата АФ РАН, универсальным справочником о составе, содержании и месте хранения документальных фондов.

В условиях современного информационного общества и высокого уровня развития и применения компьютерных технологий, ЦФК РАН переводится на автоматизированную форму представления учетных данных о состоянии АФ РАН.

Электронный ЦФК РАН является ведомственной информационной системой, представляющей сведения о составе Архивного фонда Российской академии наук и предназначенной для информационного обеспечения пользователей архивными документами.

Электронный ЦФК РАН отражает модель разветвленной сети хранилищ ретроспективной информации, как в традиционной части (с документаций на бумажном носителе) АФ РАН, так и в той части АФ РАН, которая будет формироваться за счет электронных документов (ЭД), созданных в электронном документообороте организаций и учреждений РАН с применением компьютерных технологий.

Контент ЦФК РАН будет доступен для всех заинтересованных пользователей в режиме реального времени через глобальную сеть Интернет на специализированном сайте «ИСАРАН» (Информационная система «Архивы Российской академии наук») - http://isaran.ru/.

Электронный ЦФК РАН является централизованным хранилищем интегрированных метаданных корпоративных информационных ресурсов архивов РАН с возможностью общего и раздельного поиска, фильтрации данных, составления общей для всего АФ РАН учетно-отчетной документации (научно-справочного аппарата, статистики, паспорта, путеводителей) и общего электронного каталога по широкому спектру тематики документальных собраний информационных хранилищ архивов-участников интегрированного ресурса.

Содержательной частью контента электронного ЦФК РАН является информация о составе и содержании собраний документов (на бумажном носителе и ЭД) архивов РАН с дальнейшей перспективой присоединения сведений о составе и содержании рукописных отделов библиотек и документальных фондов музеев РАН.

Объектами электронного ЦФК РАН являются хранилища ретроспективной информации РАН: научные и научно-отраслевые архивы; рукописные отделы научно-исследовательских институтов (НИИ), музеев и библиотек; базы (банки) данных НИИ РАН о научных исследованиях и проектах.

Списочный состав объектов электронного ЦФК РАН определяется «Положением об Архивном фонде РАН» и регулируется (по мере изменений де факто) решениями Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) РАН и/или Архивного Совета при Президиуме РАН.

Организация работы по формированию электронного ЦФК РАН предполагает владение основными понятиями и принципами архивоведения, базовыми представлениями об информационно-коммуникационных технологиях, практическими навыками работы с компьютерной техникой.

Электронный ЦФК РАН является инструментом модернизации традиционных прикладных разделов архивоведения – описания, учета, хранения и использования архивной документации.

Электронный ЦФК РАН формируется на базе созданного в Архиве РАН программного комплекса «ИСАРАН» (Информационная система «Архивы Российской академии наук»), представляющего собой программно-информационную среду, состоящую из взаимосвязанных баз данных и функциональных программных блоков.

Инструментом в решении задач интеграции ресурсов и формирования электронного ЦФК РАН является ядро «ИСАРАН» – специализированное программное обеспечение (ПО) «Учет и каталог», которое прошло в 2009 г. государственную регистрацию в Роспатенте (номер свидетельства в государственном реестре – № 2009617035) и предлагается для распространения и внедрения (на безвозмездной основе) в архивах РАН в качестве типовой (унифицированной) структуры представления и использования информации.

ПО объединенной базы данных (ОБД) «Учет и каталог» построено на принципах Общего международного стандарта описания архивных документов – ISAD(G) и национальных «Основных правил работы архивов организаций», которые поддерживают многоуровневую структуру описательных данных (Фонд – Опись – Дело – Документ); идентифицируют содержание архивных материалов, облегчают поиск и обмен информацией и создают возможность распространения данных для пользователей.

Записи двух верхних уровней архивного описания (Фонды – Описи) БД «Учет и каталог» формируют базу данных к раздельным фондовым каталогам архивов (списки фондов и реестры описей) и в автоматическом режиме интегрируются в общую базу данных (ОБД) единой архивной информационной сети – Центральный фондовый каталог АФ РАН.

Методика работы с БД «Учет и каталог» (инструмента формирования электронного ЦФК РАН) и процесса заполнения информационных полей (ввода метаданных) зафиксирована в специальной Инструкции по формированию и ведению БД «Учет и каталог».

Архив РАН, как головное учреждение архивных учреждений РАН, имеет право осуществлять контроль за правильностью и своевременностью работы региональных и научно-отраслевых архивов РАН в части заполнения и ведения метаданных для электронного ЦФК РАН.

Архивы РАН – участники формирования электронного ЦФК РАН вправе получить у Архива РАН программное обеспечение (на безвозмездной основе), все последующие обновления к нему, методическую и консультационную помощь в формировании и ведении баз данных в своем сегменте ОБД.

Все участники создания электронного ЦФК РАН после заполнения первого (обязательного) уровня данных имеют право перейти к формированию электронных каталогов к своим документальным собраниям, используя полный комплект программного обеспечения Информационной системы «Архивы РАН», разработанного в Архиве РАН.

Архив РАН обязан контролировать общее состояние электронного ЦФК РАН, качество заполнения полей метаданных всеми участниками, представлять им все новые программно-технические и методические разработки в части ЦФК, проводить обучающие занятия и консультировать участников по всем вопросам, связанным с ведением ЦФК.

Архивы РАН – участники электронного ЦФК РАН обязаны самостоятельно следить за актуальностью сведений, введенных в ОБД, информировать Архив РАН об изменениях в учетных данных, о новых поступлениях в свои документальные собрания.